La competizione sta diventando sempre più serrata, in quasi tutti i settori. Per affrontare con successo le nuove sfide, le piccole imprese devono puntare a essere più efficienti e più organizzate, eliminando sprechi e riducendo al minimo sia i costi che gli errori. La quasi totalità dei liberi professionisti e delle micro e piccole imprese si affidano a un commercialista per la tenuta della contabilità aziendale molto spesso con l’obiettivo di conseguire un certo risparmio in termini di costi o per mancanza delle competenze necessarie.

Gestire la contabilità internamente significa infatti sostenere uno sforzo economico maggiore. Spesso è necessario avere una persona competente dedicata alla gestione amministrativa e contabile. Rilevante, in questi casi, è anche la spesa per il software gestionale specifico, i relativi aggiornamenti, la formazione e la manutenzione. La soluzione migliore è rappresentata dalla scelta di un buon software gestionale che gestisca ordini, fatturazione, incassi, pagamenti e in caso il magazzino. Questa soluzione è utile sia all’imprenditore per tenere sotto controllo l’andamento della propria azienda sia al libero professionista per semplificare l’attività di fatturazione e gestione della prima nota. Ed è proprio per la possibilità di ottimizzare e automatizzare molti di questi processi, completamente o in parte, che i software gestionali si rivelano per la loro centrale importanza nel far fiorire il potenziale di crescita delle piccole attività imprenditoriali.

I software gestionali automatizzando i processi di lavoro che in precedenza venivano svolti da persone, consentono di portare a termine lo stesso lavoro in tempi molto più ridotti, con una reportistica aggiornata che ritrae fedelmente lo stato dell’azienda, del singolo processo o persino del singolo parametro da analizzare. Sono precisi, rapidi e non commettono errori; permettono di risparmiare sul costo del lavoro; consentono di automatizzare la reportistica e di elaborare i dati in modo automatico; integrano e controllano i diversi cicli aziendali in un’unica soluzione e garantiscono ampie possibilità di personalizzazione e customizzazione. Non rappresenta uno strumento solo per aziende medio-grandi o in espansione, anche la micro-piccola impresa o il libero professionista possono trarre enormi vantaggi dalla giusta soluzione gestionale, sicuramente il primo passo verso l’espansione del proprio business. Certo, più l’azienda o lo studio professionale cresce e maggiori sono le esigenze: è proprio per questo che è necessario scegliere sempre un software gestionale che possa adattarsi nel tempo a quelle che sono le necessità naturali dell’attività. Solitamente, una domanda utile da farsi è: dove sarà probabilmente la mia attività tra 3-4 anni? Di quali funzioni o caratteristiche potrei avere bisogno? E, quindi, scegliere di conseguenza.

In assenza di un buon software gestionale, infatti, un’azienda non può che essere vista come l’insieme di tante diverse tessere, dall’amministrazione alla produzione, passando per il magazzino e le risorse umane. Tutte queste tessere, però risultano autonome e con processi di comunicazione difficoltosi, tanto da parlare, in certi casi, di veri e propri comparti stagni, con tutti gli svantaggi del caso. Questa situazione porta infatti a sprechi di risorse, ritardi, errori, incomprensioni. In una parola: inefficienza. E’ impensabile che un’azienda decida di non usufruire delle possibilità garantite dalla digitalizzazione, tra cui i software gestionali hanno un ruolo di centrale importanza. Ma prima di investire in un software di gestione, l’imprenditore deve essere affiancato da un consulente in grado di rivoluzionare e/o modificare l’organizzazione aziendale, le competenze degli operatori coinvolti, le fasi di lavorazione, vendita, fatturazione e il modello di business per adeguare i vari processi alle esigenze della soluzione gestionale imposta dal software.

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